An hour in an empty chair is gone for good. You can't cut two heads tomorrow to make it up.

What no-shows cost: an example

This example uses round numbers. Open your own appointment book and use yours.

• 2 no-shows a day, 6 days a week
• A $30 cut
• 2 × $30 = $60 a day, $360 a week, $1,440 over four weeks

That is money you paid rent and electricity for, and nobody sat in the chair. Three habits work on it: booking, reminders and a waitlist.

Let clients book at 11 pm

A client decides he needs a cut on his lunch break or late at night, not while you're holding clippers. Online booking lets him take the slot then, without a call you can't answer.

Google lets you add a booking link to your Business Profile, up to 10 links per type (local links help). You can also sign up with a booking provider through Reserve with Google (bookings help). Google notes that a provider may charge you, so ask before you sign.

Set each service to its real length. A skin fade and a beard trim should not take the same slot as a kid's cut.

Send a reminder the day before

Text reminders have been tested, though not in barbershops. A Cochrane review of eight randomized trials with 6,615 people looked at healthcare appointments. Attendance was 67.8% with no reminder and 78.6% with text reminders.

That is a different business and a 2013 review, and the authors rate the evidence low to moderate. Treat it as a direction, not a promise. Then run your own test: count no-shows for four weeks before reminders and four weeks after.

A reminder that works is short:

Hi [Name], this is [Shop name]. Your cut is tomorrow at 3:30. Reply YES to confirm, or call us to change it.

When someone books, ask "OK if we text you a reminder?" and write down the answer. The FCC says informational texts may need only oral consent, and commercial texts need written consent. Keep promotions out of reminders so they stay informational.

Make cancelling easy too. A client who can cancel with one tap tells you early, and an early cancel is a chair you can still fill.

Keep a waitlist for the empty chair

Google's waitlist tool is only for restaurants (bookings help), so keep your own. A note on your phone is enough. For each person, write:

• Name and mobile number
• Days and times they can come on short notice
• A yes to "Can I text you when a chair opens?"

When a client cancels, text the first three people on the list:

A chair opened today at 3:30. Reply YES to take it.

The first YES gets the slot. Tell the others it's filled. Only text people who asked to be on the list.

Write down your late and no-show rule

Post your rule where people book: how long you hold a slot, and how much notice you need to cancel. A rule that's written down is easier to keep than one you decide at the door. What the rule says, and whether it carries a fee, is your call.

Do this today

About 25 minutes, free.

1. Count last month's no-shows and late cancels from your book and put the number in the example above. (10 minutes)
2. Write your reminder text and save it on your phone. (5 minutes)
3. Search your shop on Google Maps from your phone. Is there a booking link? If not, sign in at business.google.com and add yours. (5 minutes)
4. Start the waitlist. Ask your next five clients if they want a text when a chair opens. (5 minutes)

Una hora con la silla vacía no se recupera. No puedes cortarle a dos personas mañana para compensarlo.

Lo que cuestan los que no llegan: un ejemplo

Este ejemplo usa números redondos. Abre tu propia agenda de citas y usa los tuyos.

• 2 clientes que no llegan al día, 6 días a la semana
• Un corte de $30
• 2 × $30 = $60 al día, $360 a la semana, $1,440 en cuatro semanas

Es dinero por el que pagaste renta y luz, y nadie se sentó en la silla. Tres hábitos te ayudan a reducir esas pérdidas: citas, recordatorios y lista de espera.

Deja que reserven a las 11 de la noche

Un cliente decide que necesita un corte en su hora de almuerzo o ya tarde en la noche, no mientras tú tienes la máquina en la mano. Las citas en línea le dejan tomar el horario en ese momento, sin una llamada que no puedes contestar.

Google te deja agregar un enlace de citas a tu perfil de negocio, hasta 10 enlaces por tipo (ayuda de enlaces, en inglés). También puedes registrarte con un proveedor de citas por medio de Reserve with Google (ayuda de reservas). Google avisa que el proveedor puede cobrarte, así que pregunta antes de firmar.

Ponle a cada servicio su duración real. Un degradado con barba no debe ocupar el mismo horario que un corte de niño.

Manda un recordatorio el día anterior

Los recordatorios por texto se han probado, aunque no en barberías. Una revisión de Cochrane (en inglés) de ocho estudios aleatorizados con 6,615 personas miró citas médicas. La asistencia fue de 67.8% sin recordatorio y de 78.6% con recordatorios por texto.

Es otro tipo de negocio y una revisión de 2013, y los autores califican la evidencia de baja a moderada. Tómalo como una orientación, no como una promesa. Después haz tu propia prueba: cuenta los que no llegan durante cuatro semanas antes de los recordatorios y cuatro semanas después.

Un recordatorio que funciona es corto:

Hola [Nombre], te escribe [Nombre de la barbería]. Tu corte es mañana a las 3:30. Responde SÍ para confirmar, o llámanos para cambiarlo.

Cuando alguien reserve, pregunta "¿Te parece bien que te mandemos un recordatorio por texto?" y anota la respuesta. La FCC dice que los textos informativos pueden necesitar solo consentimiento de palabra, y los comerciales necesitan consentimiento por escrito (en inglés). Deja las promociones fuera de los recordatorios para que sigan siendo informativos.

Haz también fácil cancelar. Un cliente que puede cancelar con un toque te avisa temprano, y una cancelación temprana es una silla que todavía puedes llenar.

Lleva una lista de espera para la silla vacía

La herramienta de lista de espera de Google es solo para restaurantes (ayuda de reservas), así que lleva la tuya. Una nota en tu teléfono basta. De cada persona anota:

• Nombre y celular
• Días y horas en que puede venir con poco aviso
• Un sí a "¿Te mando un texto cuando se libere una silla?"

Cuando un cliente cancela, manda texto a las primeras tres personas de la lista:

Se liberó una silla hoy a las 3:30. Responde SÍ para tomarla.

El primer SÍ se queda con el horario. Avísale a los demás que ya se llenó. Manda texto solo a quien pidió estar en la lista.

Escribe tu regla para tardanzas y faltas

Publica tu regla donde la gente reserva: cuánto tiempo guardas el horario y con cuánta anticipación hay que cancelar. Una regla escrita es más fácil de cumplir que una que decides en la puerta. Qué dice la regla, y si lleva algún cargo, lo decides tú.

Haz esto hoy

Unos 25 minutos, gratis.

1. Cuenta los que no llegaron y las cancelaciones de último minuto del mes pasado en tu agenda y pon el número en el ejemplo de arriba. (10 minutos)
2. Escribe tu texto de recordatorio y guárdalo en el teléfono. (5 minutos)
3. Busca tu barbería en Google Maps desde el teléfono. ¿Hay un enlace para reservar? Si no, entra a business.google.com y agrega el tuyo. (5 minutos)
4. Empieza la lista de espera. Pregúntales a tus próximos cinco clientes si quieren un texto cuando se libere una silla. (5 minutos)