You're on a mower, in a trench, or under a truck bed. The phone rings and you let it go. A minute later that person calls the next landscaper on the list.

You never learn who it was, what they wanted, or what the job was worth. That's why missed calls cost more than they feel like they do. Each one is a stranger who was ready to hire a landscaper and didn't get you.

Why the calls slip away

Spring and early summer send you the most calls when your hands are fullest. Engines are loud, your gloves are on, and the phone sits in the truck.

Think of the last time you needed a plumber in a hurry. If nobody picked up, you called the next number too.

What missed calls can cost you in one season

Here is an example with round numbers. It is not a statistic. Replace each line with your own.

• Calls you miss in a week, in season: 6
• Share that are new people asking for a quote: about half, so 3
• Share you would win if you picked up: 1 in 3, so 1 job a week
• Weeks in your season: 28, so 28 jobs
• Example average job: $1,200, so 28 × $1,200 = $33,600

Cut the jobs in half and it is still 14 jobs and $16,800 that went to someone else.

Your phone's call log gives you the first number in a minute.

Fix 1: answer more of the calls

You can't pick up from a mower. You can pick up more often than you do now.

Let a spouse, a foreman or a part-time helper take calls during your busiest hours. Give them four questions: name, address, what the person wants, and the best time for you to call back.

Change your voicemail to ask for the same four things and say when you call back. Promise only a time you will keep.

Use one phone number everywhere. If your truck, your flyers and your Google listing show different numbers, some calls land on a phone nobody checks.

Fix 2: text back within minutes, with permission

A text reaches the caller while they are still deciding who to hire. Do it only when you have that person's permission to text, for example a customer who checked the text box on your form or told you texting is fine. No permission on file? Call back instead (Fix 3). When you can text, keep it short:

Sorry I missed you, I'm on a job. What do you need done, and what's the address? I'll call you at 12:30.

On an iPhone, the Message button on the call screen sends a preset reply, and you can write your own (Apple's steps). A text that goes out by itself after a missed call is an automated message, so it needs the person's consent first. Set it up only for numbers that have agreed to texts, and ask a lawyer before you turn it on.

Text only about what they asked. Leave out sales pitches. A phone call is not permission to text.

The FCC says autodialed texts to a cell phone need the person's consent: written for sales messages, and for informational texts it may be oral. State rules can add more, so check yours before you text anyone.

Fix 3: call back on a schedule

"I'll call them back later" is where jobs disappear. Put the callback on the clock.

Keep one running list in your Notes app: name, number, what they asked, and the time they called. Call everyone on it at noon and again before you leave your last job.

No answer? Leave a 15-second voicemail with your name and number, send one text only if they agreed to texts, and try once more the next morning before you move on.

Do this today

About 20 minutes, free, from your phone.

1. Open your call log. List every call from the last 7 days that nobody returned, and call them now. (10 minutes)
2. Write your preset reply text. (5 minutes)
3. Re-record your voicemail so it asks for name, address and what they need, and says when you will call back. (5 minutes)
4. Count last week's missed calls and put that number into the example above.

Estás en la podadora, en una zanja o debajo de la camioneta. Suena el teléfono y lo dejas sonar. Un minuto después, esa persona le llama al siguiente landscaper de la lista.

Nunca sabes quién era, qué quería ni cuánto valía el trabajo. Por eso una llamada perdida cuesta más de lo que parece. Cada una es alguien que ya quería contratar a un landscaper y no te encontró a ti.

Por qué se te escapan las llamadas

En primavera y a principios del verano entran más llamadas justo cuando traes las manos más ocupadas. Los motores hacen ruido, tienes los guantes puestos y el teléfono se quedó en la camioneta.

Piensa en la última vez que necesitaste un plomero con urgencia. Si nadie contestó, tú también marcaste el siguiente número.

Lo que te pueden costar las llamadas perdidas en una temporada

Este es un ejemplo con números redondos. No es una estadística. Cambia cada renglón por tus datos.

• Llamadas que pierdes en una semana, en temporada: 6
• Parte que son clientes nuevos pidiendo cotización: más o menos la mitad, o sea 3
• Parte que ganarías si contestaras: 1 de cada 3, o sea 1 trabajo por semana
• Semanas de tu temporada: 28, o sea 28 trabajos
• Ejemplo de trabajo promedio: $1,200, o sea 28 × $1,200 = $33,600

Si cortas los trabajos a la mitad, siguen siendo 14 trabajos y $16,800 que se fueron con otro.

El registro de llamadas de tu teléfono te da el primer número en un minuto.

Arreglo 1: contesta más llamadas

No puedes contestar desde la podadora. Sí puedes contestar más seguido que ahora.

Que tu pareja, tu capataz o un ayudante de medio tiempo conteste en tus horas más pesadas. Dales cuatro preguntas: nombre, dirección, qué quiere la persona y a qué hora le conviene que le devuelvas la llamada.

Cambia tu buzón de voz para que pida esas mismas cuatro cosas y diga cuándo devuelves las llamadas. Promete solo una hora que de verdad vas a cumplir.

Usa un solo número en todos lados. Si tu camioneta, tus volantes y tu perfil de Google tienen números distintos, algunas llamadas caen en un teléfono que nadie revisa.

Arreglo 2: manda un texto en minutos, con permiso

Un texto le llega al cliente mientras todavía está decidiendo a quién contratar. Hazlo solo si esa persona te dio permiso para mandarle textos, por ejemplo un cliente que marcó la casilla de textos en tu formulario o que te dijo que sí. ¿No tienes ese permiso? Mejor devuélvele la llamada (Arreglo 3). Cuando sí puedas, hazlo corto:

Perdón por no contestar, estoy en un trabajo. ¿Qué necesita y cuál es la dirección? Le llamo a las 12:30.

En un iPhone, el botón Mensaje en la pantalla de la llamada manda una respuesta lista, y puedes escribir las tuyas (los pasos de Apple, en inglés). Un texto que sale solo después de una llamada perdida es un mensaje automático, así que necesita el permiso de la persona antes. Actívalo solo para números que aceptaron textos, y consulta a un abogado antes de prenderlo.

Manda texto solo sobre lo que pidió. Nada de promociones. Que alguien te llame no es permiso para mandarle textos.

La FCC dice (en inglés) que los textos enviados con marcación automática a un celular necesitan el consentimiento de la persona: por escrito si son para vender, y para los informativos puede ser de palabra. Los estados pueden agregar reglas, así que revisa las del tuyo antes de mandarle texto a cualquiera.

Arreglo 3: devuelve las llamadas a una hora fija

«Luego le devuelvo la llamada» es donde se pierden los trabajos. Ponle hora a la devolución.

Lleva una lista en la app de Notas: nombre, número, qué pidió y a qué hora llamó. Llama a todos los de la lista al mediodía y otra vez antes de salir de tu último trabajo.

¿No contestan? Deja un mensaje de 15 segundos con tu nombre y tu número, manda un texto solo si aceptó textos y vuelve a intentar a la mañana siguiente antes de pasar al siguiente.

Haz esto hoy

Unos 20 minutos, gratis, desde tu teléfono.

1. Abre el registro de llamadas. Haz una lista de todas las llamadas de los últimos 7 días que nadie devolvió, y llámalas ahora. (10 minutos)
2. Escribe tu texto de respuesta rápida. (5 minutos)
3. Graba de nuevo tu buzón de voz para que pida nombre, dirección y qué necesitan, y diga cuándo devuelves la llamada. (5 minutos)
4. Cuenta las llamadas que perdiste la semana pasada y ponlas en el ejemplo de arriba.