You are under a sink or on a roof when the phone rings. You can't answer. The homeowner with water on the floor does not wait for a callback. They tap the next number on Google Maps.

The math below uses made-up numbers. Replace them with yours.

Example, not a measured result: you miss 5 calls a week. If 1 of those 5 callers would have booked, that is 1 job a week. At an average job of $600, 1 job a week times 4 weeks is 4 jobs, or $2,400 a month. Your phone's call log gives you the real count in a minute.

What the research says, and what it doesn't

A 2011 Harvard Business Review study audited 2,241 US companies by sending each one a web inquiry. 23% never answered. Among those that did answer within 30 days, the average wait was 42 hours. In a separate study in the same article, covering 1.25 million leads, companies that tried to reach a lead within an hour were nearly seven times as likely to have a real conversation with the decision maker as companies that tried an hour later (Harvard Business Review, March 2011).

Those were company sales inquiries, not plumbing calls, and the data is old. No study measures your trade in your town. It does point one way: the faster reply gets the conversation. Five minutes is our target, not a number from a study.

A text-back setup that runs from your own phone

You need three things: permission, a short message, and a way to see new messages fast.

1. Permission first

Text people who agreed to be texted. Three simple ways to get that:

• They texted you first. Reply in the same thread.
• They ticked a box on your form, such as "OK to text me about this request."
• They said yes on the phone, and you wrote down the date and the yes.

The FCC says written consent can be on paper or electronic, including a website form, and that a text sent with an autodialer to a mobile number needs the owner's consent (FCC consumer guide). This is not legal advice. Ask a local attorney about your case.

Someone who only called and never agreed to texts gets a call back. Whether you may auto-text a missed caller depends on your situation, so get a lawyer's OK before you switch that on.

2. A short message

Hi, this is [Name] at [Business]. Sorry I missed you. What do you need, and what is the address? I'll reply within [15] minutes. Reply STOP to stop texts.

Promise only what you can keep. If 5 minutes isn't realistic on a roof, say 15 and beat it.

3. Fast alerts and quiet hours

Save the message as a shortcut. On iPhone, go to Settings, General, Keyboard, Text Replacement (Apple). On Android, your keyboard's personal dictionary does the same, though menu names vary. Turn on notifications for texts, voicemail and form emails so you see each one in seconds.

Send between 8 a.m. and 9 p.m. in the customer's local time. That is the federal window for sales calls (47 CFR 64.1200), and it is a good rule for texts too. After 9 p.m., wait for morning.

If a customer says stop, by replying STOP or in any other plain words, stop right away. The same rule says any reasonable way of opting out counts.

If you later use software that sends texts for you, ask the provider what the carriers and the law require before you turn it on.

Do this today

About 25 minutes, free, from your phone.

1. Open your call log and count this week's missed calls. (2 minutes)
2. Write your text-back message with your name, your business and a time you can keep. (5 minutes)
3. Save it as a phone shortcut. (5 minutes)
4. Add an unchecked "OK to text me about this request" box to your form. If you can't edit the form, ask whoever built your site. On your next call, ask "Is it OK if I text you the arrival time?" and write down the yes. (8 minutes)
5. Turn on notifications for texts, voicemail and form emails. (3 minutes)
6. Ask a friend to text you as a test, and time how long you take to answer. (2 minutes)

Estás debajo de un fregadero o arriba de un techo cuando suena el teléfono. No puedes contestar. El dueño de casa con agua en el piso no espera a que le devuelvas la llamada. Marca el siguiente número que aparece en Google Maps.

La cuenta de abajo usa números inventados. Cámbialos por los tuyos.

Ejemplo, no es un resultado medido: pierdes 5 llamadas por semana. Si 1 de esas 5 personas habría agendado, eso es 1 trabajo por semana. Con un trabajo promedio de $600, 1 trabajo por semana por 4 semanas son 4 trabajos, o $2,400 al mes. El registro de llamadas de tu teléfono te da el número real en un minuto.

Qué dice la investigación y qué no dice

Un estudio de 2011 de Harvard Business Review revisó 2,241 empresas de EE. UU. enviando a cada una una consulta por internet. El 23% nunca respondió. Entre las que sí respondieron dentro de 30 días, la espera promedio fue de 42 horas. En otro estudio del mismo artículo, con 1.25 millones de contactos, las empresas que intentaron contactar al cliente dentro de la primera hora lograron una conversación real con quien decide casi siete veces más seguido que las que lo intentaron una hora después (Harvard Business Review, marzo de 2011).

Eran consultas de ventas de empresas, no llamadas de plomería, y los datos son viejos. Ningún estudio mide tu oficio en tu pueblo. Pero todos apuntan al mismo lado: quien responde primero se queda con la conversación. Cinco minutos es nuestra meta, no una cifra de un estudio.

Un sistema de respuesta por texto desde tu propio teléfono

Necesitas tres cosas: permiso, un mensaje corto y una forma de ver los mensajes nuevos rápido.

1. Primero, el permiso

Manda textos solo a quien aceptó recibirlos. Hay tres formas sencillas de conseguirlo:

• Te escribieron ellos primero. Contesta en ese mismo hilo.
• Marcaron una casilla en tu formulario, por ejemplo "Acepto que me escriban por texto sobre esta solicitud".
• Dijeron que sí por teléfono y tú anotaste la fecha y el sí.

La FCC dice que el consentimiento por escrito puede ser en papel o electrónico, incluido un formulario web, y que un texto enviado con marcación automática a un celular necesita el consentimiento del dueño del número (guía de la FCC, en inglés). Esto no es asesoría legal. Consulta con un abogado local sobre tu caso.

A quien solo llamó y nunca aceptó textos, le devuelves la llamada. Si puedes mandar un texto automático a alguien cuya llamada no contestaste depende de tu situación, así que pide la opinión de un abogado antes de activarlo.

2. Un mensaje corto

Hola, soy [Nombre] de [Negocio]. Perdón por no contestar. ¿Qué necesita y cuál es la dirección? Le respondo en [15] minutos. Responda STOP para dejar de recibir mensajes.

Promete solo lo que puedes cumplir. Si 5 minutos no es realista arriba de un techo, di 15 y llega antes.

3. Alertas rápidas y horario

Guarda el mensaje como atajo. En iPhone: Ajustes, General, Teclado, Sustitución de texto (Apple, en inglés). En Android, el diccionario personal del teclado hace lo mismo, aunque los nombres del menú cambian. Activa las notificaciones de textos, buzón de voz y correos del formulario para ver cada uno en segundos.

Manda mensajes entre las 8 a.m. y las 9 p.m., hora local del cliente. Esa es la ventana federal para llamadas de ventas (47 CFR 64.1200), y sirve también como regla para textos. Después de las 9 p.m., espera a la mañana.

Si un cliente dice que pares, respondiendo STOP o con cualquier otra frase clara, para de inmediato. La misma norma dice que cualquier forma razonable de pedirlo cuenta.

Si más adelante usas un programa que manda los textos por ti, pregúntale al proveedor qué exigen las compañías de teléfono y la ley antes de encenderlo.

Haz esto hoy

Unos 25 minutos, gratis, desde tu teléfono.

1. Abre el registro de llamadas y cuenta las perdidas de esta semana. (2 minutos)
2. Escribe tu mensaje con tu nombre, tu negocio y un tiempo que sí puedas cumplir. (5 minutos)
3. Guárdalo como atajo en el teléfono. (5 minutos)
4. Agrega a tu formulario una casilla sin marcar: "Acepto que me escriban por texto sobre esta solicitud". Si no puedes editarlo, pídeselo a quien hizo tu sitio. En tu próxima llamada, pregunta "¿Le parece bien si le mando un texto con la hora de llegada?" y anota el sí. (8 minutos)
5. Activa las notificaciones de textos, buzón de voz y correos del formulario. (3 minutos)
6. Pídele a un amigo que te escriba de prueba y mide cuánto tardas en contestar. (2 minutos)